Algo invisible falla y se esconde en tierra de nadie
Seguro que muchos de vosotros habéis vivido situaciones en las que en la preparación del evento "algo invisible falla" y todos hicimos bien nuestro trabajo. El fallo está oculto en tierra de nadie y un personaje (en ocasiones he sido yo), va de técnico en técnico desesperadamente intentando encontrar respuesta a preguntas que se van complicando exponencialmente conforme va incrementando el número de interlocutores. Cunado esto sucede, realmente es una agonia.
De repente aparece aquella buena persona más inesperada del equipo, que se alia contigo en resolver el "brown" y entonces ya sois dos. Sientes cierto alivio porqué tus esfuerzos se multiplican. Tal vez en un rato aparece otra alma gemela y así, con la suma de buenas personas, acabas identificando y resolviendo el error.
Pues bien, esos héroes que en momentos de tensión están ahí, no solo son buenas personas, son excelentes profesionales que saben que el éxito del evento es la suma del éxito de cada una de las partes implicadas y que hay que ir más allá de tus estrictas responsabilidades y velar por la globalidad.
Y no solo está el equipo organizador, el funcionamiento de un evento depende en parte de muchos equipos externos que hay que saber coordinar y motivar:
Patrocinadores principales: Estos son los principales patrocinadores del evento que brindan un apoyo financiero significativo y aportan recursos adicionales. Por lo general, se busca contar con un número limitado de patrocinadores principales que estén dispuestos a hacer una inversión sustancial en el evento.
Patrocinadores secundarios: Estos son patrocinadores adicionales que pueden brindar un apoyo financiero menor, pero que aún desempeñan un papel importante en el evento. Pueden ser empresas locales, proveedores de servicios o patrocinadores específicos de determinadas actividades o aspectos del evento.
Proveedores y colaboradores: Estos son los proveedores de servicios, empresas de logística y colaboradores que brindan recursos y servicios necesarios para el evento. Pueden incluir proveedores de producción audiovisual, catering, empresas de alquiler de equipos, proveedores de transporte, entre otros.
Medios de comunicación y promotores: Los medios de comunicación, tanto tradicionales como digitales, juegan un papel importante en la promoción y la generación de cobertura mediática del evento. Además, los promotores y difusores en redes sociales, influencers y personas influyentes pueden contribuir a la promoción y atraer a un público más amplio.
Colaboradores locales y comunitarios: Establecer alianzas con organizaciones locales, autoridades locales, cámaras de comercio y asociaciones empresariales puede proporcionar apoyo logístico adicional, participación comunitaria y una conexión más fuerte con el entorno local.
Equipo interno y voluntarios: Un equipo interno bien coordinado y comprometido es esencial para la planificación y ejecución del evento. Además, los voluntarios pueden proporcionar mano de obra adicional y entusiasmo durante el evento.
El mayor reto es conseguir establecer relaciones sólidas, confiables y mutuamente beneficiosas con los participantes seleccionados y entre ellos debe prevalecer la buena predisposición y la cohesión. ¡ellos son nuestro verdadero equipo!
Cristina Rimbau
Co-founder & Managing Partner,
The Angle Studio Barcelona
